Ana Lucía León Román, estudiante de Administración Pública y Rodolfo Romero Redondo, docente e investigador del CICAP, EAP y Sede Occidente UCR

Foto: Anel Kenjekeeva.

La gestión pública permite la implementación del marco normativo e institucional del Estado mediante la toma de decisiones, el manejo de recursos y la ejecución de procesos estratégicos. Su propósito es garantizar la prestación eficiente de bienes y servicios.

Hoy en día, muchos países enfrentan desafíos para lograr una gestión pública eficiente. Según el informe Panorama de las Administraciones Públicas: América Latina y el Caribe 2024 (OCDE y BID, 2024), la región enfrenta retos asociados a la baja confianza ciudadana, crisis fiscales, falta de planificación estratégica, corrupción y rezago en digitalización.

En Costa Rica, las debilidades en la gestión pública afectan la capacidad de coordinar acciones que contribuyan al desarrollo. El Estado de la Nación 2024 destaca problemáticas como la falta de articulación entre los poderes del Estado, la disminución en inversión social en favor de una estabilidad económica y el avance del crimen organizado.

Un aliado para mejorar la gestión pública

En este contexto, la minería de procesos se presenta como una herramienta clave para agilizar y optimizar la gestión pública. Su implementación facilita la toma de decisiones basada en datos, reduce tiempos de ejecución e identifica cuellos de botella en diversas actividades.

Esta técnica ha sido aplicada inicialmente en procesos de negocio. Pero, al considerar que el sector público opera mediante procesos interconectados con diversos actores, la minería de procesos facilita el análisis de los flujos de trabajo y la detección de oportunidades de mejora.

Sobre la Minería de Procesos: concepto, beneficios y aplicación

Según IBM la minería de procesos analiza datos sobre la ejecución de actividades dentro de una entidad para detectar ineficiencias que requieren cambios. Su metodología se basa en el registro de eventos, que posteriormente son analizados para identificar tendencias y patrones.

Celonis, empresa alemana especializada en desarrollar software referente a la disciplina, destaca tres beneficios:

1. Análisis y optimización con mayor objetividad.
2. Mapeo rápido y preciso de procesos.
3. Integración con sistemas existentes.

En la gestión pública, su aplicación mejora la asignación de recursos, fortalece la transparencia y optimiza la ejecución de servicios. Según la Guía para gestionar procesos de negocio a través de minería de procesos (Arias y Rojas, 2016) su implementación consta de cuatro pasos:

1. Extracción de datos de los sistemas existentes.
2. Exploración de los datos aplicando filtros.
3. Identificación del proceso con base en sus actividades.
4. Análisis organizacional mediante métricas.

Avances en Costa Rica

En el país, la minería de procesos ha ganado relevancia en el ámbito académico. Uno hito importante es el reconocimiento otorgado en 2024 por Celonis a la Universidad de Costa Rica (UCR) como Centro de Excelencia Académica Celonis (CoE), consolidándola como referente en la enseñanza e investigación de este enfoque.

Además, el Centro de Investigación y Capacitación en Administración Pública (CICAP), junto con la Escuela de Administración Pública y las Carreras de Ingeniería Industrial e Informática Empresarial de la Sede Occidente, desarrollan un proyecto de investigación desde el año 2024, denominado: Análisis de procesos de gestión de la UCR con aplicación de Minería de procesos para la mejora y la toma de decisiones (C4244). En este proyecto participan cuatro docentes investigadores (as) de diferentes unidades académicas, una estudiante asistente y cinco estudiantes de grado desarrollando su trabajo final de graduación (TFG).

Aplicación en compras públicas

Un caso destacado de aplicación de minería de procesos es el TFG de Yariela Chacón González, Esteban Herrera Esquivel y Stefan Matarrita López, estudiantes de Ingeniería Industrial en la UCR.

Bajo el título Aplicación de minería de procesos para los procesos de contratación ordinarios en la UCR, identificaron oportunidades para mejorar la gestión de compras en la Oficina de Suministros (OSUM), la cual es encargada de adquirir bienes y servicios institucionales a través del proceso de contratación. Específicamente exploraron cómo aprovechar los registros del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) y la plataforma de Gestión de Compras y Abastecimiento (GECO) para optimizar los procesos de licitación mediante el uso de esta herramienta.

La minería de precisos se perfila como un recurso clave para mejorar la administración pública. Su implementación no solo optimiza los procedimientos administrativos, sino que también fomenta la transparencia, la eficiencia estatal y una mejor asignación de recursos.

Referencias

Arias, M. y Rojas, E. (2016). Guía para gestionar procesos de negocio a través de minería de procesos. InterSedes, 17(36), 1-28. https://dx.doi.org/10.15517/isucr.v17i36.26799

Celonis. (s.f). Qué es process mining o la minería de procesos. https://www.celonis.com/es/process-mining/what-is-process-mining/

Chacón, Y., Herrera, E. y Matarrita, S. (2025). Aplicación de minería de procesos para los procesos de contratación ordinarios en la UCR. (Trabajo Final de Graduación, Universidad de Costa Rica, Sede de Occidente).

Chaves, M. (2024, noviembre 20). UCR reconocida como centro de excelencia en minería de procesos por Celonis. Semanario Universidad. https://semanariouniversidad.com/universitarias/ucr-reconocida-como-centro-de-excelencia-en-mineria-de-procesos-por-celonis/

Consejo Nacional de Rectores (Costa Rica). Programa Estado de la Nación. Informe Estado de la Nación 2024. https://repositorio.conare.ac.cr/handle/20.500.12337/9745

IBM. (s.f.). ¿Qué es la minería de procesos? IBM. https://www.ibm.com/es-es/topics/process-mining

Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico, y Banco Interamericano de Desarrollo (2024). Panorama de las administraciones públicas: América Latina y el Caribe 2024. https://doi.org/10.18235/0012850

Semanario Universidad (2024). UCR reconocida como centro de excelencia en minería de procesos por Celonis. https://semanariouniversidad.com/universitarias/ucr-reconocida-como-centro-de-excelencia-en-mineria-de-procesos-por-celonis/