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Orgullo y compromiso embargan a funcionarios que trabajan en el proyecto de distribución de tabletas a estudiantes
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En dos días completaron el proceso de preparación de los envíos y en tres días se cumplirá con la distribución de 1 000 dispositivos, divididos en 18 rutas que abarcan a todo el país
30 may 2020Ciencia y Tecnología

La Universidad de Costa Rica (UCR) distribuye a partir del viernes 29 de mayo y durante los días sábado 30 y domingo 31, un total de 1 000 tabletas entre aquellos estudiantes quienes tienen beca 5 y manifestaron necesitarlas para poder conectarse a sus cursos virtuales, en medio de la suspensión de las lecciones presenciales debido a la pandemia por el Covid-19.

Esta ayuda no habría podido llegar a estos jóvenes si no fuese por el enorme trabajo realizado por decenas de funcionarios pertenecientes a varias instancias universitarias, que se unieron para poder completar todo el proceso que conlleva un préstamo de este tipo de equipo tecnológico.

El millar de tabletas se suman al primer lote que fue entregado a partir del viernes 8 de mayo y que incluyó un total de 750 tabletas; quedan pendientes un tercer lote compuesto por 500 tabletas y un cuarto lote de aproximadamente 300 computadoras portátiles que serán distribuidos en los próximos días, según informó el M.Sc. Alonso Castro Mattei, director del Centro de Informática (CI).

Cada tableta tiene un costo de ₡ 135 000 y las computadoras portátiles ₡ 350 000 por unidad, lo que representa para la UCR una inversión de poco más de ₡ 400 millones.

Compra y revisión del equipo

El proceso inicia con la selección de los estudiantes, que la realizó la Oficina de Becas y Atención Socioeconómica (OBAS), para lo cual se tomó en cuenta que fueran beca 5, que son alrededor de 16 000 jóvenes, a todos ellos se les aplicó una encuesta para saber quiénes necesitaban una tableta con conexión a Internet y 8 500 la respondieron afirmativamente; al final con las cuatro entregas que se planean completar se espera cubrir un 25 % de esta última cifra”, indicó Castro.

Cristina Monge Mena es la directora de la Sección de Correo de la UCR y fue una de las …

Cristina Monge Mena es la directora de la Sección de Correo de la UCR y fue una de las funcionarias quien participó activamente en el proceso de registro y distribución de las tabletas. Foto Karla Richmond.

La UCR finiquitó el trámite de compra de estos 1 000 dispositivos en una semana, un tiempo récord comentó Castro, y el jueves 27 de mayo se recibieron en el CI, en donde al menos 25 informáticos procedieron a realizar las pruebas respectivas para comprobar que funcionaran correctamente.

Normalmente cuando se hace una adquisición de equipo tecnológico se prueba sólo el 10 % de todo el lote, pero en este caso valoramos el 100 %, porque queremos asegurarnos que los estudiantes reciban lo que esperan y no se lleven una desilusión con una tableta que no funcione”, añadió Castro.

Estas pruebas incluyen una revisión del hardware y del software, se comprueba el funcionamiento del cargador, se inserta en la tableta el chip de datos móviles para acceso a Internet y otro chip de memoria adicional,entre otras acciones. Asimismo, la UCR cargará en el chip de datos un plan de conexión a Internet de tres gigas cada mes, para que los estudiantes puedan acceder a la Web.

Si debido a la pandemia por el Covid-19 la suspensión de las clases presenciales se alarga más allá del primer semestre, el préstamo de este equipo y la recarga mensual de datos se prorrogaría el tiempo necesario, con el objetivo de que los jóvenes puedan participar en sus clases virtuales y puedan hacer sus trabajos”, aclaró Castro.

Los dispositivos solo cuentan con un sistema operativo básico por estar nuevos y además cada estudiante requiere de diferentes tipos de software según la carrera que cursen, debido a estas razones el CI creó un repositorio en donde se pueden descargar todas las aplicaciones que ellos necesiten, sin gastar el saldo de conexión a Internet; cada estudiante puede ingresar a este espacio con la dirección y la contraseña de su correo institucional.

Un equipo de la Sección de Adquisiciones del SIBDI preparó los datos que identifican a cada …

Un equipo de la Sección de Adquisiciones del SIBDI preparó los datos que identifican a cada tableta que se dio en préstamo. Foto Karla Richmond.

Gracias a un acuerdo entre la UCR y el Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), cualquier página que esté incluida dentro del dominio ucr.ac.cr es de acceso gratuito, o sea, no consume datos de Internet para ninguna persona que esté interesada en navegar allí”, detalló Castro.

Registro, embalaje y distribución

Una vez que se cumplió con el análisis de las tabletas, un equipo de funcionarios de la Oficina de Administración Financiera (OAF) se ocupó de colocarles una placa que las enumera y las distingue como propiedad de la UCR.

Seguidamente, colaboradores del Sistema de Bibliotecas, Documentación e Información (SIBDI) procedieron a incluir a cada estudiante y su respectivo dispositivo dentro del sistema de préstamos de activos de la Universidad, y funcionarios de la Sección de Correo de la Oficina de Servicios Generales (OSG) se ocuparon de preparar la información sobre el préstamo (datos de todos los destinatarios y las rutas de entrega); esta información se inserta dentro del Sistema Institucional de Correspondencia (SIC), para finalmente preparar las sacas que contienen las tabletas que serán repartidas en las 18 rutas ya definidas (ver imagen sobre puntos de distribución).

El Ing. Jeffrey Dimarco Fernández, jefe de la OSG, dijo que en el proceso final de distribución participaron 36 personas y se utilizaron 18 vehículos oficiales de la UCR.

Se mejoró todo el proceso gracias al aprendizaje que hemos tenido y ahora es más rápido, pues las tabletas se preparan de acuerdo a las rutas que les corresponden; la idea es que el viernes 29 de mayo salgan quienes cubren las rutas más lejanas y que los demás envíos continúen durante el fin de semana; el objetivo principal es que el lunes 1 de junio los 1 000 estudiantes cuenten con su correspondiente tableta”, mencionó Dimarco.

Para esta segunda entrega de tabletas se contabilizaron un total de 18 rutas de distribución …

Para esta segunda entrega de tabletas se contabilizaron un total de 18 rutas de distribución divididas por regiones y que abarcan a todo el país. Imagen cortesía Oficina de Servicios Generales.

También se habilitó una ventanilla en la Sección de Correo, que se ubica en el Edificio Saprissa en San Pedro de Montes de Oca, para que aquellos estudiantes quienes viven cerca acudan a ese lugar a retirar su tableta; a esos jóvenes ya se les avisó por medio de una llamada telefónica y se les asignó una hora definida para que se apersonen a dicha ventanilla.

Una labor solidaria y gratificante

La directora de la Sección de Correo, Cristina Monge Mena, afirmó que se trató de un proceso estresante y cansado, pues en un mínimo de tiempo tuvieron que hacer el triple de la labor que realizan normalmente, y además continuaron brindando los servicios que ofrecen al resto de la institución, como por ejemplo el envío de dispositivos y libros especiales para estudiantes no videntes.

Todas las oficinas que participamos en esta iniciativa nos volvimos una sola para trabajar y hacer funcionar este engranaje que tiene como meta final poder cubrir una necesidad que tienen muchos estudiantes, quienes son la razón de ser de esta Universidad; todos estos detalles hacen que esta labor sea muy gratificante para nosotros”, declaró Monge.

Por su parte, Carlos Gómez Castro, técnico postal de esa misma oficina, se mostró muy orgulloso de poder participar en este proyecto, “ver las reacciones de los estudiantes cuando reciben este insumo no tiene comparación. Para ellos significa poder continuar con sus estudios y para nosotros es ayudarles a cumplir sus metas. Además es muy llamativo el hecho de que varias oficinas universitarias se unan para aportar en medio de esta situación de pandemia; cada funcionario cumple un rol fundamental dentro de todo el proceso”, apuntó Gómez.

Finalmente, para Verónica Chinchilla Fallas, funcionaria de la Sección de Adquisiciones del SIBDI, se trató de una experiencia en la que constataron las múltiples dificultades que atraviesan muchos jóvenes para poder estudiar una carrera universitaria.

Nos acercamos a una parte de la comunidad estudiantil muy vulnerable, pues al comunicarnos con algunos jóvenes quienes viven en regiones indígenas o islas nos cuentan que para llegar al lugar en donde está el teléfono tuvieron que caminar dos horas, son cosas que nos recuerdan la desigualdad que existe en nuestro país; pero saber que son estudiantes de la UCR y que les estamos ayudando para que sigan cumpliendo en sus carreras de verdad que es una maravilla”, concluyó Chinchilla.

Decenas de funcionarios de diversas oficinas de la UCR dedicaron tiempo y esfuerzo para que los estudiantes con necesidades tecnológicas contaran con una tableta con conexión a Internet. Foto Karla Richmond.

Funcionarios de la OAF, específicamente de la Sección de Activos, colocaron las placas que identifica a cada tableta como un activo de la UCR que está en calidad de préstamo, después es el SIBDI el responsable de custodiar ese préstamo mediante un proceso de creación de una boleta en la que se registra toda la información, tanto del bien como de la persona a la que se le entregará. Foto Karla Richmond.

La Sección de Correos de la OSG se dio a la tarea de recopilar toda la información de los estudiantes y de los dispositivos, para elaborar un documento que sirve como caratula y que se adjunta al paquete que se va a entregar; esa caratula contiene los datos del remitente y del destinatario. Foto Karla Richmond.

Cada tableta va identificada con un código de barras para que quede registrada dentro del Sistema Institucional de Correspondencia, junto con todos los datos del estudiante; de esa forma se le da trazabilidad al envío. Foto Karla Richmond.

La trazabilidad le permite a la Universidad conocer dónde está cada tableta, quién y cuándo la recibió, y demás información del envío. Foto Karla Richmond.

La Sección de Correo de la UCR trabaja bajo los mismos lineamientos de Correos de Costa Rica y cuenta con la norma ISO 9001, la cual dicta que tienen que cumplir con los procedimientos de acuerdo con las necesidades tanto del usuario, del trabajador y de la institución. Foto Karla Richmond.

Al ser un activo muy delicado para transportar, se le da un embalaje especial para cuidar que no sufra si se diera algún golpe durante el trayecto hacia su destino. Foto Karla Richmond.

Todos los datos del dispositivo tecnológico y del estudiante quien la recibe se ingresan dentro del Sistema Institucional de Correspondencia. Foto Karla Richmond.

Los paquetes que corresponden a una ruta en específico se meten dentro de una saca, como la que muestra Carlos Gómez de la Sección de Correo, y ésta se cierra con un marchamo especial (una tira azul que una vez cerrada no hay forma de abrirla si no es cortándola), para asegurar que no ha sido abierta antes de su distribución. Foto Karla Richmond.

Estos son los marchamos especiales que dan seguridad a las sacas que transportan las tabletas. Foto Karla Richmond.

A los estudiantes se les llamó por teléfono previamente para avisarles que la entrega estaba en camino y que estuvieran preparados para recibir las tabletas. Foto Karla Richmond.

Este es el paquete que transportan los funcionarios de la UCR en cada ruta de distribución. La boleta debe ser firmada por el estudiante como prueba de que recibió el dispositivo y además los funcionarios que hacen la entrega le toman una foto a la cédula del destinatario. Foto Karla Richmond.

Si algún estudiante no acepta la tableta, pues ya encontró otra forma de llenar su necesidad tecnológica o por alguna otra razón, el dispositivo es devuelto al SIBDI para que se asigne a otro estudiante que esté a la espera de obtener esta ayuda. Foto Karla Richmond.

Otto Salas Murillo
Otto Salas Murillo
Periodista, Oficina de Divulgación e Información
Área de cobertura: ingenierías
otto.salofirasmurillo@ucr.behfac.cr

Comentarios:

1

  • Ian Alvarenga 16/06/2020 06:24pm
    Buenas noches, me gustaría saber con quién contactar para información sobre solicitud de la tablet o el equipo, me encuentro sin el equipo básico para solventar mis cargas académicas ya que el que tenía se dañó. Espero poder obtener alguna respuesta x este medio, muchas gracias.

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