Dania Gamboa, asistente de dirección en el Centro de Investigación y Capacitación  en Administración Pública (Cicap-UCR)

Foto: Laura Rodríguez Rodríguez.

En la actualidad, la transformación digital amerita la actualización de herramientas tecnológicas; lo que se convierte en un requisito esencial para fortalecer la gestión institucional. Los centros académicos, como el Centro de Investigación y Capacitación en Administración Pública (Cicap-UCR), se enfrentan a distintos desafíos para dar respuestas ágiles y de calidad, relacionadas con las demandas internas y externas de mayor dinamismo y complejidad; además, se presenta la necesidad de responder a los estándares de calidad que exigen trazabilidad, transparencia y mejora continua.

La integración de plataformas digitales basada en inteligencia artificial, no solamente permite la optimización de los procesos administrativos, sino también abre la posibilidad para generar información precisa y oportuna que coadyuva a la toma de decisiones estratégicas para el Cicap.

La inteligencia artificial aporta un valor agregado a la automatización de tareas y la sistematización de datos, lo que contribuye a mejorar la eficiencia y la capacidad de innovación en la gestión. De esta manera, la actualización tecnológica no es únicamente una inversión en infraestructura digital, sino también una estrategia de modernización institucional que potencia la misión del Cicap como referente en investigación, capacitación y acompañamiento en gestión de lo público de manera eficaz y más eficiente.

¿Cuáles herramientas se están implementando con la ayuda de la inteligencia artificial en el Cicap?

Microsoft Lists

Esta herramienta contribuye a organizar, gestionar y compartir información mediante listas personalizadas que se adaptan a distintos proyectos o equipos de trabajo. Al centralizar la información, se mejoran y se fortalecen los mecanismos de transparencia.

Power Apps

Esta plataforma de Microsoft permite desarrollar aplicaciones personalizadas, sin necesidad de conocimientos avanzados en programación. Actualmente, el Cicap trabaja en una aplicación para los procesos internos que es producida con ayuda de Power Apps y con las listas creadas mediante el uso de Microsoft Lists y otras herramientas de Microsoft 365. Dicha aplicación busca integrar procesos con el fin de fortalecer la gestión institucional y asegurar una mejora continua con mayor adaptación al cambio.

Power Automate

Esta herramienta está diseñada para automatizar flujos de trabajo, mediante la integración de diferentes aplicaciones. Esto permite reducir la carga administrativa de los procesos repetitivos como aprobaciones, envíos de correos, actualización de registros o notificaciones de seguimiento de proyectos.

Power BI

Power BI transforma la información compleja en dashboards interactivos y gráficos, lo que facilita la interpretación de tendencias y resultados. En el Cicap, su uso permite evaluar la participación en proyectos de capacitación, medir la efectividad de proyectos de asesoría y analizar los resultados de investigación. De esta forma, la toma de decisiones se fundamenta en datos claros y evidenciados.

La aplicación de herramientas con inteligencia artificial complementa la labor académica y administrativa, genera un refuerzo en los equipos de trabajo, orienta los procesos, identifica las oportunidades de mejora y produce un mayor impacto en las áreas de acción del Cicap.

Contribución en el sistema de gestión de calidad del Cicap

La implementación integral de estas herramientas afecta directamente el sistema de gestión de calidad del Cicap de manera positiva y le proporciona una automatización en sus procesos mediante el uso de aplicaciones adaptadas a las necesidades institucionales y al almacenamiento de la información de manera eficiente, aspecto que permitirá una visualización de los datos de forma actualizada, transparente y confiable.

Así mismo, esta nueva actualización digital optimiza no solo la gestión interna, sino también impulsa los procesos misionales del área de Investigación, el Proyecto de Educación Continua y Permanente, y el Proyecto de Servicios de Asesoría y Consultoría.

La construcción de una aplicación interna que articule los procesos administrativos y académicos es un paso concreto, lo que implica retos significativos en cambios sobre cómo se hacen las cosas actualmente, pero lo más importante es que fortalece la capacidad institucional para atender los retos con una visión prospectiva. Mientras estas innovaciones se consolidan, el Cicap refuerza su rol como actor clave en la modernización de la gestión de lo público.