Universidad de Costa Rica
En la actualidad la transición de los archivos en papel a los electrónicos plantea un reto para los funcionarios, las empresas e instituciones, que deben aprender cómo capturar y almacenar la información, cómo preservarla y asegurar su confiabilidad.
Para el especialista en investigación de información de la Asamblea Legislativa Mag. Guillermo Augusto Pérez Merayo los datos electrónicos pueden hacer más eficiente la gestión e incluso, convertirse en una importante prueba ante un tribunal de justicia.
Por esta y otras razones es necesario que en el mantenimiento de esos datos se cumpla con cuatro metas: la primera es determinar procedimientos para la destrucción de datos, la segunda es asegurar que los récords estén disponibles cuando se requieren, la tercera es asegurar que los datos sean confiables, auténticos, completos y exactos, y la cuarta meta es documentar el sistema de mantenimiento de datos.
Destruir es una necesidad
Pérez Merayo considera que la destrucción de los datos electrónicos es tan importante como su preservación. Al respecto, explicó la necesidad de que las empresas e instituciones cuenten con un sistema de control de datos y protocolos claros que determinen no sólo, qué tipo de datos son los que se van a retener y cuáles son los períodos de retención, sino que especifiquen cuáles son los procedimientos adecuados para su destrucción, de acuerdo con la política de la empresa y la ley vigente.
El tipo de datos que una empresa debe preservar legalmente dependerá de la actividad o industria en la que esté inmersa. Su recomendación para el caso de las empresas que hacen comercio electrónico es que estas deben conservarlos igual que si realizara sus actividades en papel.
Confiabilidad es la clave
Asegurar la confiabilidad de los datos es elemental para que estos sean válidos, señala el especialista. Cabe aclarar que este tipo de datos son fácilmente manipulables o alterables ya sea por error del sistema o por acción humana. Es por eso, que se deben establecer sistemas de control y seguridad que los protejan de posibles amenazas y que aseguren que ninguna persona pueda alterarlos.
Al respecto, el investigador recomienda el uso de las bitácoras de la red, del correo electrónico, de las bases de datos y del servidor, que son registros que se generan automáticamente por el sistema y que permiten saber cuándo ingresó un documento y a qué hora, quién lo envió, quién lo recibió y a qué hora lo hizo.
Además de las bitácoras que sustentan el documento, Pérez Merayo dijo que es conveniente emplear otras medidas. Por ejemplo, en el caso del correo electrónico aconseja guardar los acuses de recibo, las respuestas repudiando el recibo, las direcciones y encabezamientos de reenvío o fordwarding y las anotaciones de fecha y hora.
Accesibilidad y punto
La finalidad del almacenamiento de datos electrónicos es que estén accesibles en el momento en que se necesiten. Por eso, deben estar física y lógicamente accesibles y se deben tomar medidas que aseguren el acceso oportuno a ellos, por ejemplo, se recomienda crear respaldos constantemente y en forma automática, además deben haber sistemas de recuperación para salvar información en caso de apagones u otros eventos.
También es importante preservar versiones de software pasados para poder accesar datos antiguos.
Finalmente, el experto reflexionó sobre la importancia de conocer y entender la informática para los profesional de todas las áreas. A su criterio, tener un conocimiento general le permite guiar la función de los informáticos y exigir los datos y los procedimientos que necesita para realizar sus tareas.
La conferencia sobre mantenimiento de datos electrónicos que ofreció el Mag. Guillermo Augusto Pérez Merayo el pasado miércoles 10 de setiembre, forma parte del II ciclo “Políticas para el documento electrónico” organizado por la Escuela de Historia de la UCR en conmemoración de los 30 años de la carrera de Archivística.
