Encontrar orden en el caos: la hoja de ruta de Rodrigo Carboni para liderar la administración universitaria

Liderar la Vicerrectoría de Administración (VRA) implica coordinar algunas de las áreas más sensibles para el funcionamiento de la Universidad de Costa Rica (UCR): recurso humano, infraestructura y finanzas. Para el Dr. Rodrigo Carboni, físico de formación y especialista en la teoría del caos y sistemas complejos, el reto consiste precisamente en eso: encontrar orden en medio de la complejidad.

El Dr. Rodrigo Carboni asume este reto en un contexto marcado por nuevas exigencias normativas y una creciente complejidad administrativa. En esta entrevista el nuevo vicerrector habla sobre las transformaciones que enfrenta la Universidad, la urgencia de modernizar sus sistemas, el impacto de las leyes de empleo público y su visión para gestionar una institución que define como un "sistema complejo por excelencia".

"Me motiva la posibilidad de impulsar mejoras"

P/¿Qué lo motivó a asumir este reto y qué considera que puede aportar desde esta posición?

Rodrigo Carboni: Desde hace tiempo me interesa contribuir con la Universidad desde aquellos espacios donde considero que puedo aportar. He ocupado distintos puestos en la administración universitaria y esa experiencia me ha permitido comprobar que es posible innovar, impulsar mejoras y obtener resultados positivos.

Lo que más me motiva es la posibilidad de buscar soluciones. Tal vez no se trata siempre de problemas, sino de situaciones que pueden funcionar mejor. Cuando uno logra identificar oportunidades de mejora y obtener resultados concretos para la institución, encuentra una gran satisfacción en ese trabajo y eso es lo que me impulsa a asumir este tipo de puesto.

"Hay un orden intrínseco dentro de aquello que parece caótico"

La teoría del caos podría parecer un tema alejado de la administración universitaria. Sin embargo, el Dr. Carboni considera que existe una relación directa entre ambas.

P/Su formación está ligada a la teoría del caos y los sistemas complejos. ¿Cómo puede aportar la visión de un físico con esta especialidad a la gestión administrativa?

Rodrigo Carboni: A primera vista podría parecer que la física y la administración universitaria no tienen mucha relación, pero en realidad sí la tienen. En general, un físico tiene la capacidad de resolver problemas independientemente de si es su campo o no, simplemente tiene la estructura de pensamiento como para ver el entorno.

Yo hice mi tesis doctoral en teoría del caos, la cual manifiesta que no todo es un caos, sino que hay un orden intrínseco en el caos. Identificar ese orden y comprender cómo interactúan los diferentes elementos de un sistema es parte fundamental de la resolución de problemas.

Para el físico tal vez lo más importante de un problema es el mecanismo para llegar a su solución. Entonces puedo pensar que algo es un átomo, una molécula, o puedo pensar que es una persona que interactúa con otras y puedo pensar esa misma dinámica con cualquier cosa y buscarle una solución. Eso es pensar en sistemas complejos y precisamente mi campo de estudio tiene una relación clara con sistemas complejos.

Por ejemplo, en la VRA hay representantes de una gran cantidad de sectores, cada uno con su realidad, con su vivencia, con su experiencia y con su aporte. Y todos juntos tenemos que buscar solución a algo que tal vez no tiene nada que ver con ninguno de ellos directamente. Entonces, se pueden utilizar esas herramientas para buscar una solución. 

Una universidad compleja por naturaleza

Esa forma de pensamiento influye directamente en su manera de entender la Universidad y cómo enfrentar los retos de la administración.

P/ Usted afirma que la Universidad es un sistema complejo por excelencia. ¿Por qué?

Rodrigo Carboni: Porque está formada por una enorme cantidad de actores, procesos, unidades académicas, administrativas y dinámicas que interactúan constantemente.

En los sistemas complejos, las interacciones son tan numerosas que no basta con estudiar cada elemento por separado para entender el comportamiento del conjunto. Eso ocurre también en la Universidad. Cada sector tiene su propia realidad, sus necesidades y sus aportes, pero todos forman parte de una estructura mayor.

La Universidad puede entenderse como un sistema complejo compuesto, a su vez, por otros sistemas complejos. Dependiendo del problema que se quiera resolver, es posible analizar diferentes escalas, desde procesos muy específicos hasta el funcionamiento institucional en su conjunto.

Una Vicerrectoría con desafíos cada vez mayores

La complejidad institucional también se refleja en el trabajo que desarrolla la Vicerrectoría de Administración (VRA).

P/¿Cómo encuentra la Vicerrectoría de Administración y cuáles son los principales retos que identifica?

Rodrigo Carboni: Encuentro una vicerrectoría con una altísima demanda de trabajo. Es una instancia que acompaña las tres actividades sustantivas de la Universidad: la docencia, la investigación y la acción social. Además, es la encargada de mantener el soporte de nuestro recurso humano y de nuestra infraestructura. Entonces eso ya le da una densidad de trabajo alta.

Hay que tener en cuenta que la Universidad opera hoy en un contexto muy diferente al de hace algunos años. Existen mayores exigencias externas, nuevos requerimientos regulatorios y la necesidad de adaptar constantemente los procesos institucionales.

A eso se suma que la Universidad ha crecido significativamente, tanto en infraestructura como en personal. Todo esto incrementa la carga de trabajo y obliga a revisar procedimientos que durante mucho tiempo funcionaron adecuadamente, pero que ahora necesitan ajustarse a nuevas condiciones.

Toda la parte presupuestaria y de remuneraciones para el personal universitario involucra cambios constantes. Hay que evolucionar a nuevos sistemas que hay que desarrollar. La misma infraestructura tiene que sufrir cambios con los nuevos avances en materia de seguridad.

Modernizar para responder a las nuevas exigencias

Si hay un tema que el Dr. Carboni identifica como prioritario, es la transformación tecnológica institucional.

P/La modernización tecnológica aparece como una de las principales prioridades. ¿Cuál es su visión sobre este tema?

Rodrigo Carboni: Ese tema es urgente en la Universidad. La institución debe cumplir con normativas nacionales relacionadas con estándares internacionales de contabilidad y además internamente, se debe mantener actualizados todos estos sistemas tecnológicos de información. Eso urge y la Universidad lo tiene que hacer.

Tenemos sistemas computacionales que son antiguos, lo cual es perjudicial. Se requiere trasladar todos los sistemas de tecnologías de información que se encargan de todos los procesos universitarios, sea salarios, pagos, compras, a sistemas vigentes con soporte. El trabajo es grande, más si hay algunos que presentan un retraso significativo en sus actualizaciones.

Hoy existen procesos y unidades que utilizan mecanismos distintos para gestionar información y lo que dificulta la comunicación entre sistemas. Por eso, el reto no consiste simplemente en adquirir nuevas plataformas. También implica adecuar nuestros procesos para que la información pueda integrarse correctamente en sistemas modernos de gestión.

La meta es avanzar hacia un sistema más integrado y unificado. Tal vez el camino será difícil pero cuando ya se tenga eso, va a ser una gran ventaja para la Universidad, para poder manejar toda su información y suplirla en términos de transparencia y control.

El desafío de atraer y retener talento

Otro de los temas que marcarán la agenda de la Vicerrectoría es la adaptación al nuevo marco normativo en materia de empleo público.

P/¿Qué desafíos plantean la Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas y la Ley Marco de Empleo Público?

Rodrigo Carboni: Estas leyes modificaron significativamente el entorno en el que operan las universidades públicas. En esencia, buscan establecer nuevas reglas para la gestión del empleo público y para la regulación salarial.

La Universidad ya había tomado medidas claramente de contención, para evitar el crecimiento de los salarios en exceso, eso viene de mucho antes de esta ley. Pero la institución también tiene una responsabilidad de dar un salario competitivo a sus funcionarios, que es personal altamente capacitado.

A veces se piensa que la competencia de la Universidad son otras instituciones académicas, pero en realidad nuestras principales competencias están en el sector privado. Profesionales en distintas áreas encuentran oportunidades laborales muy atractivas en otros sectores, y eso genera desafíos importantes para la Universidad.

P/¿Cómo mantener salarios competitivos dentro de este nuevo contexto?

Rodrigo Carboni: El nuevo esquema salarial docente busca corregir algunas dificultades que existían anteriormente. Uno de los problemas era que los salarios de ingreso resultaban poco atractivos para muchas personas profesionales que estaban iniciando su carrera. Precisamente en esa etapa suelen existir muchas necesidades personales y familiares, pero los salarios más altos se alcanzaban muchos años después.

La lógica actual es brindar mejores condiciones desde el inicio para atraer talento altamente calificado y mantener esquemas de crecimiento sostenibles. La legislación establece límites propios del sector público, pero dentro de esos márgenes es posible ofrecer condiciones competitivas acordes con el nivel profesional que requiere la Universidad.

En este contexto, la Universidad debe fortalecer un régimen salarial que motive a la persona a realizar sus funciones, que crezca con ella, que sea un salario bastante aceptable a nivel nacional. Eso no quiere decir que cualquier persona puede tener un salario alto, pero sí que las personas que más contribuyen al desarrollo del país dentro de las universidades públicas, pues sean aquellas personas que alcancen salarios dignos y competitivos.

Gestionar lo urgente sin perder de vista el futuro

Modernizar sistemas, adaptarse a nuevas leyes, fortalecer el talento humano y responder a una creciente complejidad institucional son apenas algunos de los desafíos que tendrá por delante el nuevo vicerrector de administración.

Para el Dr. Carboni, uno de los mayores retos será equilibrar las demandas cotidianas con los proyectos estratégicos que requiere la institución.

P/Con tantos retos simultáneos, ¿cómo equilibrar la atención de lo urgente con la planificación estratégica?

Rodrigo Carboni: Ese es uno de los principales retos de cualquier proceso de gestión. Hay que aprender a identificar cuáles situaciones requieren atención inmediata y cuáles forman parte de procesos que pueden ser estandarizados que deben construirse con una visión de más largo plazo.

Y ahí la optimización y la eficiencia son sumamente importantes porque hay situaciones que se tienen que resolver en tiempos cortos y hay que buscar la estrategia para avanzar porque sabemos que las cosas tienden a durar y mientras tanto, lo que se está tratando de resolver, no está detenido, sino que sigue creciendo. Entonces se requiere agilidad y rapidez.

Mientras algunas situaciones exigen respuestas rápidas, otras requieren procesos más amplios de construcción colectiva. Lo importante es encontrar mecanismos que permitan atender ambos niveles al mismo tiempo y asegurar que los proyectos estratégicos sigan avanzando.

Por supuesto, hay que hablar claro y decir que todo el personal capacitado que existe en las oficinas que coadyuvan esta Vicerrectoría es sumamente importante ya que dan apoyo y soluciones a toda la Universidad.

P/Le restan poco más de dos años a esta administración. ¿Qué le gustaría haber logrado al finalizar este periodo?

Rodrigo Carboni: Me gustaría dejar encaminados, y en algunos casos resueltos, temas de larga duración y de suma importancia para la Universidad. Uno de ellos es la actualización de los sistemas informáticos, la optimización y flexibilidad de procesos que conduzcan a la ejecución presupuestaria y el fortalecimiento de la gestión ambiental, especialmente mediante una política institucional de convivencia con la fauna silvestre y precauciones que hay que tener con ella. Eso son cosas que producirían grandes avances en la Universidad.

Hay unos temas que se tienen que resolver pronto, hay otros que son de largo plazo, y pueden extenderse más allá de los dos años que restan de esta administración. Sin embargo, considero que sería un logro importante tomar la conciencia de lo que ocurre, tomar las decisiones y dejar establecido un camino y un rumbo. Para mí es fundamental que los problemas queden claramente identificados, que sus soluciones estén estructuradas y que su implementación se ponga en marcha.

Es cierto que es un tiempo más corto de un periodo usual y a veces, aún en un periodo completo uno se queda corto. Por ejemplo, cuando estuve en la dirección de la Escuela de Física, uno siente que un periodo de cuatro años incluso es relativamente corto y un segundo periodo le da oportunidad a uno de poder realizar algunas cosas de estas y tal vez eventualmente sí, concluirlas.